Nu remote werken al bijna een maand de standaard is, wordt er door organisaties continu gezocht naar de beste manieren om werken vanuit thuis of een andere werkplek dan kantoor zo optimaal mogelijk te faciliteren. Microsoft Teams biedt tal van mogelijkheden, zoals we in eerdere artikelen reeds hebben aangehaald en een van de meest toepasselijke en handige opties is de mogelijkheid om digitaal te vergaderen. De basis zal voor iedereen die Teams nu een tijdje gebruikt duidelijk zijn, dus wordt het tijd voor Vergaderen 2.0; een overzicht van een aantal extra opties en mogelijkheden met vergaderen in Teams die we nog niet eerder gedeeld hebben. We zetten ze op een rijtje.
Plannen van en deelnemen aan een vergadering
Een vergadering plannen in Teams is net zo eenvoudig als een vergadering plannen in Outlook. Sterker nog, je kunt zelfs een Teams-vergadering plannen in Outlook! Klik bij het aanmaken van een nieuw agenda-item in de menubalk op “Teams-vergadering”. Er verschijnt onder aan de Outlook uitnodiging een hyperlink waarmee genodigden deel kunnen nemen aan de vergadering.
Ook kun je rechtstreeks vanuit Teams een meeting plannen. Klik hiervoor in de Teams-applicatie in het menu op “Agenda” en vervolgens op “Nieuwe vergadering”. Nodig de gebruikers in Teams uit door ze aan de deelnemers toe te voegen en voeg zelfs externe gebruikers toe door hun e-mailadres in dezelfde balk toe te voegen. Ze kunnen deelnemen aan de vergadering, zelfs als ze niet in dezelfde Teams-omgeving zitten.
Deel of presenteer een document
Ook het delen of presenteren van documenten is tijdens een Teams-vergadering mogelijk. Klik op het paperclip icoontje en kies welk document gedeeld moet worden. Standaard vind je hier de opties Bureaublad, Vensters (actieve apps) en PowerPoint presentaties. Voor andere documenten kies je de knop ‘Bladeren’.
Via de optie “Scherm delen” kun je tevens een document presenteren aan de deelnemers van de vergadering. Hoe je je scherm deelt, leggen we hieronder uit.
Deel je scherm
Als je je eigen scherm wilt delen in een vergadering, klik je op de knop “scherm delen” in de besturingselementen voor de vergadering, die in het midden van het vergaderscherm staat (de balk die in beeld verschijnt). Kies vervolgens of je het hele bureaublad, een venster, een PowerPoint-bestand of een whiteboard wil tonen. Wees er wel alert op dat je géén vertrouwelijke informatie op je scherm weergeeft.
Notuleren in Teams
Voor begin van de vergadering
Als je notities wilt maken vóór een vergadering, klik je op “Agenda”, selecteer je de vergadering en klik vervolgens op “chatten met deelnemers”. Selecteer het tabblad “notities van vergadering” en maak vervolgens notulen. Voeg de agenda of andere belangrijke discussiepunten toe. @mention personen om de aandacht te vestigen of actiepunten toe te wijzen.
Tijdens de vergadering
Wil je tijdens de vergadering notulen maken, klik dan op “Meer opties” en vervolgens op “Vergaderingsnotities weergeven”. Mochten er voor deze vergadering nog geen notities gemaakt zijn, klik dan op “vergaderingsnotities maken”. Zijn er wel al notities aanwezig, dan kun je direct beginnen met typen. Gebruik de besturingselementen boven aan het deelvenster om de tekst op te maken en in te delen. Als je een nieuwe notitie wilt toevoegen, selecteer dan “hier een nieuwe sectie toevoegen”. Gebruik @mentions om iemands aandacht te trekken voor een bepaalde notitie of om een actiepunt toe te wijzen.
Na de vergadering
Als je toegang wil tot notities via een kanaal vergadering, ga dan naar het kanaal waar de vergadering heeft plaatsgevonden en selecteer de vergadering. Selecteer onder de optie “notities weergeven op volledig scherm”. Als je toegang wil tot notities vanuit een privé vergadering, klik dan op “chat”, zoek de chatberichten in de chat lijst en selecteer “notities weergeven op volledig scherm”. De vergaderingsnotities worden geopend op een wiki-tabblad, waar je ze kunt lezen of nieuwe notities kunt toevoegen.
