Blog

In ons vorige artikel “Security, dat is vanzelfsprekend” schreven we dat goed werkend IT Asset Management lastig te realiseren is. Roepen waarom iets niet werkt, is natuurlijk erg gemakkelijk. Daarom lichten we in dit artikel kort toe hoe IT Asset Management wél werkt. Niet geheel zonder hypocrisie, want deze toelichting begint wéér met wat er niet gedaan moet worden…

De IT Asset Management droom

Veel organisaties beginnen de inrichting van IT Asset Management met het kopen van een tool. Een tool waarbij de leverancier belooft dat deze “alles met één druk op de knop” laat zien. Voorbeelden van dit “alles” zijn installaties, gebruik, rechten, compliance en mogelijke besparingen. Hoewel dit in veel gevallen allemaal mogelijk is, gaat men meestal voorbij aan het feit dat deze “druk op de knop”-droom pas werkelijkheid gaat worden zodra een aantal zaken technisch en organisatorisch geregeld zijn. Belangrijk is over de volgende zaken na te denken:
– Heeft de tool rechten om binnen de infrastructuur te “kijken”?
– Hoeveel procent van de hard- en software wordt herkend?
– Welke databron is leidend?
– Welke installatierechten hebben medewerkers?
– Hoe wordt besloten of en zo ja, welke nieuwe hardware aangekocht moet worden?

Asset Management in 5 stappen

De moraal van dit verhaal ligt voor de hand: zorg eerst voor SMART doelstellingen en een IT Asset Management strategie. Een tool is namelijk slechts én van de onderdelen van IT Asset Management en ondanks het feit dat KEMBIT gelooft in de kracht van IT is dat slechts een middel, geen einddoel op zich. Op zoek naar een manier op IT Asset Management efficiënt in te richten? Doorloop dan de volgende vijf stappen:

1. Begin met een analyse van uitgaven van soft- en hardware. Uit onze ervaring blijkt dat de Pareto analyse ook hier van toepassing is en dat 80%van de uitgaven horen bij 20% van de leveranciers. Dit betekent dat een focus op die 20% leveranciers al 80% van de risico’s kan vermijden en eveneens besparingen kan opleveren.

2. Beoordeel daarna op hoofdlijnen welke leveranciers het hoogste non-compliance risico en meeste besparingspotentieel hebben. De uitkomsten van bovenstaande analyse helpen focus te leggen op de juiste zaken en doelstellingen te bepalen.

3. Definieer daarna aan de hand van de geformuleerde doelstellingen de strategie op basis van techniek, organisatie en mens. Er is een policy nodig die een afdeling het recht geeft software te deinstalleren (organisatie), datacenters moeten ontsloten worden om inventarisatie van hard- en software te kunnen maken (techniek) en medewerkers moeten zich ervan bewust worden dat zogenaamde “gratis software” slechts bij hoge uitzondering gratis is (mens).

4. Giet al deze eisen in een projectvorm, compleet met doorlooptijden, randvoorwaarden, resource claims, deliverables en acceptatiecriteria van de operationele afdelingen en voer het project uit onder leiding van een gedegen projectleider.

5. Wanneer duidelijk is wat de doelstellingen zijn en wat er nodig is om deze te realiseren, dient ondersteuning vanuit het management te worden verkregen. Hierbij is meer nodig is dan alleen goedkeuring van de activiteiten. Actieve ondersteuning door aandacht in nieuwsbrieven, het goede voorbeeld geven en het vieren van kleine successen zijn erg belangrijk zijn om momentum te krijgen en te houden.

Door eerst te concentreren op de leveranciers met het hoogste risico en besparingspotentieel is het door de wet van grote getallen eenvoudiger interne aandacht te krijgen voor IT Asset Management en zullen veel van de randvoorwaarden zoals policies en rapportages voor IT Asset Management ingevuld moeten worden. Door de randvoorwaarden in projectvorm aan te pakken en vervolgens binnen de operationele afdelingen te borgen, kunnen ze hergebruikt worden voor de overige leveranciers.

Bovenstaande aanpak biedt organisaties een goede kickstart voor het implementeren van IT Asset Management, maar het kan altijd zo zijn dat implementatie zonder aanwezige expertise lastig te realiseren is. Dat is geen probleem; de KEMBIT ITAM Specialisten staan klaar om jou te helpen. Bereik ons via onderstaand contactformulier en kom een keertje op de koffie in ons prachtige kasteel in Wijnandsrade, dan stippelen we samen het beste plan omtrent ITAM voor jouw organisatie uit.