Blog

De voortdurende doorontwikkeling van Office 365 heeft alleen al in het afgelopen jaar geleid tot een groot aantal nieuwe applicaties en services in de Office 365-suite. Voorbeelden hiervan zijn PowerApps, Flow, Power BI, Planner en Teams. Teams werd in eerste instantie verwelkomd als zogenaamde “Slack-tegenhanger” en ook zo door Microsoft gepositioneerd. Nu Teams een poosje uit de pre-release fase is en we het als officieel onderdeel van Office 365 hebben mogen begroeten, blijkt dat Teams veel meer is dan alleen een Slack-kloon. Teams kan worden ingezet als full-blown samenwerkingstool en is een uitstekende samenvoeging van een heel aantal componenten uit de Office 365-suite. Maar welke specifieke voordelen biedt Teams voor organisaties? We zetten de voornaamste pro’s en cons op een rijtje.

De voordelen

• Samenwerken wordt eenvoudig gemaakt door de diverse sociale en professionele functionaliteiten. Denk aan video conferencing, het delen van bestanden, samenwerken in documenten en een gedeelde kalender aanmaken, alles met één druk op de knop.
• Teams is onderdeel van de Office 365 suite, dus is gratis te gebruiken vanuit de meeste subscriptions. De behoefte aan een softwarepakket voor interne communicatie is hiermee volledig weggenomen.
• De omgeving binnen Teams is volledig aan te passen naar eigen wens en uit te breiden door middel van connectors, tabs en bots.
• Teams is niet alleen vanaf traditionele devices benaderbaar, maar er zijn ook gratis mobiele apps te downloaden voor iOS, Android en Windows Phone. Er is zelfs ondersteuning voor video conferencing op mobiele apps.
• Informatie binnen Teams (chats/kanalen/bestanden) wordt als historie vastgelegd en is volledig doorzoekbaar; er gaat geen informatie verloren na langere tijd.
• Drag-and-drop van een bestand in een kanaal of chat zorgt ervoor dat deze automatisch geüpload worden naar de bestanden-tab in Teams en naar een SharePoint/OneDrive Online wordt gepubliceerd. In deze bestanden kan samengewerkt worden en is versiebeheer eenvoudig bij te houden.
• De mogelijkheid van zogenaamde “threaded conversations” in channels zorgt voor een duidelijkere structurering van de gevoerde communicatie. Per topic dat wordt aangemaakt kan middels intuïtief vormgegeven “reply’s” een gesprek worden gevoerd, dat aan het topic wordt vastgemaakt. Zo blijft er overzicht en duidelijkheid in een team waarin meerdere topics worden besproken.
  

  De nadelen

  • Teams is in een aantal facetten nog niet geaccepteerd als standaard. Voor chat en online meetings worden in sommige gevallen nog andere softwareoplossingen gebruikt, voor datadeling en -opslag worden SharePoint Teamsites en Onedrive for Busines vaak nog los van Teams gebruikt. Al deze services zitten verenigd in Teams en zijn als geïntegreerd geheel te gebruiken, maar veel mensen weten dit (nog) niet.
  • Er kan fragmentatie van communicatie ontstaan wanneer er al een andere chat-tool in gebruik is binnen de organisatie of wanneer interne communicatie hoofdzakelijk via e-mail plaatsvindt. Dit is uiteraard op te lossen door een volledige overstap naar Teams!
  • Er is kans op wildgroei van data in Office 365, omdat voor elke Group die wordt aangemaakt (dus ook elk Team) er automatisch zaken als een SharePoint site worden aangemaakt. Wanneer er binnen een organisatie veel gebruik wordt gemaakt van Teams (en er dus veel Teams worden aangemaakt), kan dit voor een behoorlijk gelaagde en extensieve datastructuur zorgen.

  In onze optiek wegen de voordelen van Teams een stuk zwaarder dan de nadelen en hebben de meeste valkuilen hoofdzakelijk te maken met een stukje adoptie en regulatie. Met een gedegen gebruiksbeleid en goede (eind)gebruikerstraining kan de impact van de meeste nadelen tot een minimum worden beperkt. Ons devies: geef Teams een kans!

  Op zoek naar meer informatie over de toepassing en integratiemogelijkheden van Microsoft Teams? Onze developer Roel Adams schreef er een whitepaper over, dat je via onderstaande link kunt downloaden.

Benieuwd naar de mogelijkheden van Microsoft Teams binnen jouw organisatie en behoefte aan meer uitleg en ondersteuning? Wij komen graag met een van onze specialisten langs of verwelkomen je op een van onze prachtige locaties in het land.