MeanderGroep

Om verdere digitalisering mogelijk te maken- en klaar te zijn voor toekomstige ontwikkelingen in de zorg, is uitgebreid inzicht in de IT nodig. Dat is ook belangrijk om compliance te realiseren. Kokol vertelt: “Je moet niet alleen aan steeds meer eisen voldoen, maar ook actueel en betrouwbaar inzicht blijven houden in de huidige omgeving en het applicatielandschap. Daarom was het belangrijk dat we een goed beeld zouden krijgen van hoe onze enterprise architecture elkaar steekt.” Dit is een methode om een uitgebreide blauwdruk te maken van een organisatie, die inzicht verschaft in onder meer applicaties, data en bedrijfsprocessen.

Kokol vervolgt:“Over onze enterprise architecture was weliswaar veel informatie, maar die was door de jaren heen erg versplinterd geraakt. De informatie zat in allerlei verschillende overzichten en bevond zich op allerlei verschillende plekken. Het was lastig om alles bij elkaar te zoeken. Hierdoor slaagden we er niet in om de gewenste inzichten te verkrijgen, vooral wanneer het ging om het ondersteunen van besluitvorming bij wijzigingen en het centraal borgen van het beheer hiervan. Wat ik wilde, was één centrale plek waar je alle antwoorden op je vragen krijgt.”

Maar waarmee begin je om die inzichten op te doen, in zo’n complexe organisatie? Kokol besloot dat de applicaties het directe startpunt zouden zijn, onder meer omdat er voor de hybride werkplek een transitie gemaakt moest worden, van Citrix naar Microsoft. Andere aandachtspunten waren de implementatie van het nieuwe elektronische klantendossier, en de implementatie van het ERP-pakket. Verder waren er nog wat andere ontwikkelingen, zoals het in gebruik nemen van TOPdesk – software voor servicemanagement – en medische applicaties. Daarna moest het netwerk toekomstbestendig gemaakt worden. Tot slot moest de zorgcommunicatietechnologie verbeterd worden. Kokol: “Alle veranderingen moesten bovendien aansluitend en soms gelijktijdig gerealiseerd worden.”

Paffen vertelt hoe KEMBIT te werk is gegaan: “We stelden architecturale principes richtlijnen op voor de architectuur, zoals ‘Microsoft, tenzij’ en ‘cloud, tenzij’. Dat zijn de richtlijnen die je meeneemt in je aanpak en de oplossingen die je voorstelt.” Kokol voegt nog een andere voorwaarde toe, misschien wel de belangrijkste: “Je gaat geen IT implementeren omwille van de IT. Wat we steeds voor ogen hielden: wordt de zorg beter door deze veranderingen? Daar rolden we andere principes uit, zoals ‘privacy by design’ en ‘security by design’. Dat doen we natuurlijk niet alleen voor de compliance, maar vooral uit respect voor onze medewerkers en cliënten.”

Kokol vertelt dat beide organisaties volgens een “heel natuurlijke en lean manier” samen aan de slag zijn gegaan: “KEMBIT heeft relatief weinig tijd besteed aan een projectplan, maar heeft er juist voor gekozen om de voortgang goed af te stemmen met ons. Elke week bracht Joshua ons op de hoogte van de voortgang en gaf hij een overzicht van de actuele stand van zaken.”

Ook Paffen heeft de samenwerking als erg fijn ervaren. “We hebben het heel iteratief opgepakt door te kijken wat op dat moment de behoeften waren. Deze aanpak leverde daardoor direct waarde op. Door al die etappes hadden we na een jaar een volledig overzicht van de organisatie. Je moet tijdens een audit kunnen wisselen tussen het grote plaatje en details. Wil je weten hoe een bepaalde koppeling loopt, of welke route specifieke data volgen? Dan kun je gewoon het lijntje volgen. We hebben bijvoorbeeld een meeting van twee uur gehad met de auditor, die daarna precies wist hoe MeanderGroep qua applicatie, koppelingen en infrstrauctuurin elkaar steekt.”