De Drie Notenboomen is een franchiseorganisatie in de zorg, die kleinschalige woonvoorzieningen voor verschillende doelgroepen ontwikkelt. Focus hierbij ligt op het persoonlijker, leuker en goedkoper maken van de gezondheidszorg. De kleinschaligheid, het ondernemerschap en de keuzevrijheid die de Drie Notenboomen hierbij hanteert als kernwaarden, zorgen voor een unieke formule in de zorgbranche.
Met deze unieke formule komt ook een uniek bedrijfsproces om de hoek kijken. De Drie Notenboomen combineert zorgondernemerschap en huisvesting om liefdevolle woonvormen te creëren door het hele land. Het bekendste voorbeeld van een dergelijke woonvorm is “het Thomashuis”. Aan de woonvormen hangen allerlei voorwaarden en met de zorgondernemers dient contact gehouden te worden over certificeringen, trainingen en overige behoeften die zij hebben om hun werk zo goed mogelijk uit te voeren. “De Drie Notenboomen is hierbij ook volop in ontwikkeling”, vertelt Sander Speleman, Communicatie en Business Strateeg bij de Drie Notenbomen. “We hebben op relatief korte termijn een enorme groei gekend, en vandaar ook de behoefte aan een systeem dat de informatie binnen de organisatie beter kon borgen. Wij zijn gedigitaliseerd, overgestapt op Office 365 en werken in de cloud en maken plannen voor verdere doorontwikkeling.” Vanuit deze groei en digitalisering ontstond de behoefte informatie intern beter te organiseren.
Zo’n veelzijdig bedrijfsproces vraagt om een gestructureerde administratie die duidelijk, volledig, veilig en inzichtelijk is. Daarom ontwikkelde KEMBIT in samenwerking met de Drie Notenboomen “Het Nootboek”, een maatwerkapplicatie die deze behoefte invult. De applicatie is gebouwd in Microsoft PowerApps, die volledig in de cloud draait en SharePoint Online benut voor het opslaan van records. Deze combinatie zorgt er niet alleen voor dat operationele kosten voor een maatwerkapplicatie laag blijven, maar gegevens veilig te benaderen zijn vanaf elk device op elke locatie.
Het Nootboek vormt de rode draad van de bedrijfsvoering. In deze applicatie worden alle belangrijke documenten weggeschreven en wordt tevens alle verslaglegging gedocumenteerd, en dat allemaal op een uniforme manier. “In de situatie voor Nootboek maakten we gebruik van een CRM-systeem zonder koppeling met de cloud. Veel processen en informatie waren direct gekoppeld aan individuen, die zelf lijstjes en bestanden lokaal bijhielden. In Nootboek staat alle informatie centraal bij elkaar en kan deze onafhankelijk van individuen worden ingezien”, aldus Speleman. Nootboek vormt hierdoor als het ware de Back Office van de hele organisatie in één applicatie.
Het vatten van de volledige bedrijfsvoering en -processen in één applicatie is geen eenvoudige opgave. Er kwamen dan ook veel uitdagingen om de hoek kijken, zowel binnen de samenwerking als voor de Drie Notenboomen intern. “Samen met KEMBIT zijn we met de stofkam door de organisatie gegaan. We hebben vastgesteld wat onze fundamentele bouwblokken zijn, wat in die bouwblokken zit en hoe dit naar een applicatie vertaald kon worden. KEMBIT slaat de brug tussen mensenwerk en bits en bytes. Als organisatie moet je zelf nadenken over de uitwerking van je processen, dat kun je niet zomaar uit handen geven”, stelt Speleman.
Al die facetten maken het ontwikkelen van een applicatie bijna een volwaardig groeiproces, het komen tot een nieuw volwassenheidsniveau van de bedrijfsstructuur. Een flinke kluif, maar het werpt zijn vruchten af. “Ik ben ongelofelijk blij met de samenwerking en heb er heel veel van geleerd”, bevestigt Speleman. “We hebben met elkaar iets moois gerealiseerd. Voor een organisatie die zich altijd vastgeklampt heeft aan een identiteit die losstaat van techniek, is dat echt een prestatie. Dat kan alleen omdat Nootboek ten dienste staat van ons werk, en niet omgekeerd”. De Drie Notenboomen heeft de smaak inmiddels te pakken en verkent samen met KEMBIT verdere mogelijkheden. Speleman: “Het Nootboek is een tool waar veel toekomst in zit. We bezien of we middels Microsoft Power BI alle andere applicaties in onze organisatie bij elkaar kunnen brengen om nóg beter inzicht te krijgen in onze business en meer data beschikbaar hebben om degelijker keuzes te maken.” Zo brengt KEMBIT de Drie Notenboomen een stap dichterbij de organisatie van morgen.
Benieuwd naar ons advies voor jouw bedrijfsvraagstuk? Daag ons uit!
